Comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale est le rassemblement annuel des copropriétaires. Cette réunion permet la prise de décision concernant la gestion et le fonctionnement d’une copropriété. Si besoin, elle peut être réitérée autant de fois que nécessaire durant l’année.

Préparer l’assemblée générale : la convocation

Une assemblée générale de copropriété peut être demandée par le Conseil Syndical ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix.

La convocation à l’assemblée générale doit mentionner le lieu, la date et l’heure de la réunion. Elle comprend également les questions inscrites à l’ordre du jour, les modalités de consultation et les justifications des charges. Cette convocation doit être envoyée au minimum 21 jours avant l’assemblée générale par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre émargement. 

Déroulement de l’assemblée générale : feuille de route

Personnes présentes

L’assemblée générale se tient généralement dans les locaux du syndic, l’enceinte de la copropriété ou un lieu autre (mais toujours sur la commune de la propriété).

Les parties en présence sont :

• Les copropriétaires sur la base du volontariat
• Le syndic de copropriété qui assure le secrétariat de la réunion, sauf avis contraire
• Le Président de séance  ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs désignés en début de réunion
• Des éventuels observateurs extérieurs tels que des artisans, avocats, ou futurs acquéreurs avec pouvoir

Feuille de présence et ordre du jour

Au début de l’AG, les copropriétaires doivent signer la feuille de présence. Elle permet de confirmer la validité des décisions prises selon les règles de majorité.

L’ordre du jour, rédigé par le syndic en collaboration avec le Conseil Syndical, est un document récapitulatif des questions à aborder et à voter lors de l’assemblée générale. Une question non-inscrite à l’ordre du jour peut être discutée mais aucun vote ne peut être établi.

Processus de vote

Les décisions sont adoptées selon la nature des questions traitées :

• La majorité simple est appliquée pour les questions générales (gestion courante, travaux d’entretien,…)
• La majorité absolue est appliquée pour les questions qui relèvent de l’administration et des autorisations spécifiques
• Le vote à la double majorité, voire l’unanimité, est appliqué pour les décisions majeures dont les changements impactant tous les copropriétaires

À la fin de chaque assemblée générale, un procès-verbal est établi. Il doit être signé par le Président, le secrétaire et le(s) scrutateur(s). Le syndic de copropriété est chargé de tenir et conserver un registre des procès-verbaux. Les procès-verbaux sont diffusés à l’ensemble des copropriétaires. Les copropriétaires absents ou opposants à une décision d’assemblée générale le reçoivent obligatoirement par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’assemblée générale représente un enjeu majeur pour vivre ensemble en copropriété. La bonne conduite de l’AG et les décisions prises permettent une gestion collective et satisfaisante de la copropriété.

Pour en savoir plus, contactez-nous.